CBO Security B.V., un centro holandés de coordinación de la seguridad nacional, se enfrentaba a un número creciente de informes operativos diarios de sus más de 80 proveedores de seguridad. El procesamiento manual provocaba retrasos y acumulaciones, ralentizando los tiempos de respuesta y creando ineficiencias.
Como socio de Microsoft, CloudConnected ayudó a CBO a integrar Microsoft 365 y Power Platform con flujos de trabajo potenciados por IA. El resultado: ahora los informes se procesan al instante y el sistema se ha vuelto escalable, con lo que se ha
Acerca de CBO Security
Fecha de fundación: 2012
Ubicación: Nieuwerkerk aan den IJssel, Países Bajos
Industria: Coordinación y servicios de seguridad
Alcance: Cobertura nacional con más de 80 socios certificados
Servicios: Seguridad in situ y móvil, protección de obras, seguridad en eventos, CCTV, televigilancia
El CBO actúa como punto de contacto único para organizaciones con múltiples sedes, centralizando la coordinación de la seguridad para garantizar la coherencia, la eficacia y la cobertura 24 horas al día, 7 días a la semana.
El desafío
El CBO recibe una media de 75 informes diarios del personal de seguridad, que abarcan incidentes, listas de comprobación de patrullas y resúmenes de turnos. Estos informes se enviaban por correo electrónico y se introducían manualmente en los sistemas internos para el seguimiento operativo y el cumplimiento de las normas.
Provocó el procesamiento manual:
- Retrasos: Aunque cada informe requería aproximadamente 4 minutos de tiempo de procesamiento activo, el tiempo total de finalización era mayor debido a las horas de trabajo limitadas (5 días a la semana, turnos de 8 horas).
- Atrasos: La creciente base de clientes aumentó la carga de trabajo.
Con clientes como hospitales y campus corporativos, CBO quería modernizar sus operaciones y hacer que los informes fueran más eficaces y estuvieran preparados para el futuro.
La solución
Integración de Microsoft 365 y Power Platform
CloudConnected implementó una solución utilizando la
Cómo funciona la lógica de la IA: El sistema lee los datos estructurados de cada informe (como nombres, fechas, tipos de incidentes) y los coloca automáticamente en los campos adecuados del sistema de CBO.
Proyecto piloto: Socio de seguridad – Maasstad Security
La automatización se implantó primero con el socio Maasstad, que utiliza su propio sistema de base de datos. Tras el éxito de la implantación, la solución se extendió a otros socios, muchos de los cuales utilizan Sequrix, una plataforma de informes ampliamente adoptada en el sector de la seguridad para registrar patrullas, incidentes y actividad diaria.
El flujo de trabajo de CloudConnected automáticamente:
- Datos extraídos de formularios enviados por correo electrónico
- Introdujo los datos en los sistemas internos de CBO
- Informes almacenados para cumplimiento y auditoría
Resultados
Ahorro de tiempo y costos: Mientras que el procesamiento manual requería alrededor de 4 minutos de trabajo activo por informe, el tiempo total de respuesta era mayor debido al volumen de reportes entrantes y las horas de trabajo limitadas.
Con la automatización mediante IA, los informes ahora se procesan en menos de 1 minuto desde su recepción, 24/7, a un costo casi nulo. El sistema logra una precisión constantemente alta y sigue mejorando gracias a la optimización continua. La verificación manual, cuando es necesaria, ahora toma solo una fracción del tiempo en comparación con el procesamiento totalmente manual.
Escalabilidad: Soporta el crecimiento de la base de clientes sin añadir personal
Conformidad: Los informes se archivan automáticamente para su auditoría
Eficacia: Los informes se procesan casi instantáneamente, lo que permite una toma de decisiones más rápida
Escalado entre clientes
Tras el primer éxito con Maasstad, el marco de automatización se amplió a otros clientes de CBO que utilizan la plataforma Sequrix. Como Sequrix utiliza formularios estandarizados, creamos flujos de trabajo que reconocen y procesan distintos tipos de informes -como las patrullas diarias o los informes de incidentes- con muy poca configuración adicional. Cada tipo de informe tiene su propio flujo de trabajo, lo que hace que el sistema sea preciso, fiable y fácil de mantener.
Apoyo continuo
Más allá de la automatización, CloudConnected proporciona asistencia diaria para que las operaciones sigan funcionando sin problemas:
- Supervisión inteligente del flujo de informes: Supervisamos continuamente el tráfico de informes entrantes para garantizar que todas las entradas se procesan correctamente. Cualquier anomalía se señala y se resuelve rápidamente, manteniendo las operaciones ininterrumpidas.
- Optimización del crédito del AI Builder: Mediante el seguimiento del uso del crédito del AI Builder, proporcionamos al CBO una visibilidad clara del coste real de los procesos automatizados. Esto permite realizar previsiones y presupuestos precisos para futuros proyectos.
- Archivo listo para la auditoría: Implantamos protocolos de archivo estructurados que garantizan que cada informe se almacena de acuerdo con las normas de CBO. Esto hace que todo el proceso de automatización sea totalmente auditable y se ajuste a los requisitos normativos.
De cara al futuro
Nuestra colaboración con CBO Security representa algo más que automatización: forma parte de una visión a largo plazo para apoyar operaciones modernas y escalables en sectores en los que la eficacia, la fiabilidad y la capacidad de respuesta son fundamentales. A medida que crece la colaboración, seguimos explorando nuevas oportunidades para integrarnos con otras herramientas y ampliar aún más las capacidades automatizadas.
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